Objectifs :
- Synthétiser (cumuler) des données d’une ressource de saisie afin de renseigner des informations dans une ressource de synthèse de données mensuel.
- Cette ressource servira de source pour afficher un widget (histogramme, courbe, etc.) dans un tableau de bords
Les Ressources de synthèse vous seront utiles pour analyser des données, pour afficher des graphiques et donc faire des suivis d’activités
La Ressources de synthèse est alimentée par une Ressource « détaillée » ou sont effectuée les saisies terrain.
Ce scénario compilera les données que vous souhaitez mettre en valeur.
1. LA RESSOURCE DE SAISIE
Dans un premier temps, vous devez avoir une Ressources de saisie (détaillées) dans laquelle sont collectées les informations qui serviront de base pour piloter votre activité.
Dans notre exemple, nous allons travailler sur une Ressources « Demande d’intervention » avec plusieurs types d’interventions spécifiées (Casse, Maintenance et Réparation).
Dans notre exemples il y a 3 types d’intervention.
Afin d’automatiser les traitements (surtout si la liste est plus conséquente), nous avons créé une Ressources « Type d’intervention » qui répertorie le nom des différents types d’intervention.
Si vous souhaitez que cette liste se mette automatiquement à jour, suivez le tuto : « Créez des champs dynamiques« .
2. Création de la Ressource de synthèse (données cumulées).
Créez une nouvelle Ressource qui permettra de centraliser / cumuler les informations que vous souhaitez afficher dans votre tableau de bord.
Dans notre exemple, la Ressource est composée de trois champs :
- Date (Type date) :
Sert de référence pour afficher les valeurs calculées - Type d’intervention (Type texte) :
Afin de répartir les données selon les types d’intervention - Nombre d’intervention (Type nombre) :
Nombre d’éléments cumulés par date
3. Création du Scénario qui alimente la Ressource de synthèse
Dans notre exemple, nous voulons que :
1 – tous les soirs,
2 – le scénario complète la Ressource « synthèse demande d’intervention »,
3 – classifié par type d’intervention
4 – sur une période allant du 1er jour du mois en cours à la date du jour. (mise à jour quotidienne)
a. Déclencheur temporel
Suivre les étapes suivantes (petit rappel !) :
- Cliquer sur l’onglet SCENARIO
- Cliquer sur + Nouveau Scénario
- Remplir les champs NOMS, Description et choisissez une couleur et une icône (cette étape sert à identifier votre scénario) puis enregistrez.
- Cliquer sur Sélectionner l’événement déclencheur – Planification
(Ex 23:55:00 : Préférer en fin de journée pour que le comptage prenne en compte tous les enregistrements du jour).
Dans notre exemple le déclencheur est temporel. Cependant le scénario peut être déclenché suite à une action, par exemple, la donnée peut être mis à jour à chaque nouvel enregistrement. - Enregistrer
b. Calcul de l’intervalle (plage temporelle)
Pour créer une date qui soit s’adapte à la période de synthèse souhaitée (tous les 1er du mois par exemple) il est nécessaire de convertir du texte en date.
Dans notre exemple, la variante est le mois. Donc un cumul mensuel.
- Ajouter une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
- Choisir « Convertisseur de type »
Ici, nous souhaiterons afficher les informations du mois en cours (tout ce qu’il se passe entre le 1er du mois et l’événement déclencheur ). - Enregistrer
c. Vider la ressource de Synthèse
Si cette action peut sembler précoce, elle est primordiale par la suite. En effet, votre ressource de synthèse va se mettre à jour quotidiennement. En vidant la ressource au début de votre scénario, vous n’aurez que les données de synthèse calculées ce jour.
Dans le cas contraire, vous aurez également les enregistrements calculées les jours précédents pour le même mois.
1. Ajouter une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
2. Cliquer sur l’icône « Ressource »
3. Choisissez « Supprimer les enregistrements » et complété comme suit :
4. Enregistrer
d. Sélectionner les enregistrements – début de boucle
Cette action permet au scénario de recenser les différents types d’intervention que nous avons renseignés.
En effet, il est le lien entre les types d’intervention saisies et ceux présent dans la Ressource détaillée.
1. Ajouter ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
2. Cliquer sur l’icône « Ressource » (il faut sélectionner la Ressource qui répertorie les types d’intervention)
3. Cliquer sur « Pour chaque enregistrements » et complété comme suit :
4. Enregistrer
e. Sélectionner les enregistrements
Dans cette étape, le scénario va lire les enregistrements présents dans notre Ressource détaillée.
Il va filtrer les enregistrements par date et par types d’intervention.
1. Ajouter une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
2. Cliquer sur l’icône « Ressource »
3. Sélectionner « Lire plusieurs enregistrements avec un filtre »
Les filtres permettent de sélectionner les données à compter / cumuler pour chaque enregistrement de la ressource de saisie.
Dans notre exemple, seul ceux du mois en cours nous intéressent (entre la date et heure du déclenchement de l’événement et l’intervalle défini dans l’étape « 3.b » ) et le type d’intervention en cours :
f. Créer les enregistrements dans la Ressource de synthèse
1. Ajouter ensuite une action en cliquant sur le + ajouter une action
2. Cliquer sur l’icône « Ressource »
3. Sélectionner « Créer un nouvel enregistrement »
4. Compléter comme suit :
la date de référence / le type d’intervention en cours / le nombre d’intervention comptabilisée à l’étape précédente
(Article pour appliquer une fonction sur la collection, section E et F)
5. Enregistrer
g. Sélectionner les enregistrements – fin de boucle
Dans le paragraphe 3.c vous avez commencé l’automatisation de lecture des types d’intervention.
Il faut maintenant veiller à préciser au scénario de passer en revue l’ensemble des types d’intervention.
1. Ajouter ensuite une action en cliquant sur le + ajouter une action
2. Cliquer sur l’icône « Utilitaire »
3. Sélectionner « Redirige vers une action du scénario »
choisir l’action pour chaque créée précédement
4. Compléter comme suit :
5. Enregistrer
4. Fin
Vous pouvez maintenant effectuer un test sur le bon fonctionnement de votre scénario en cliquant sur le bouton « déclencher maintenant ».
Et n’oubliez pas d’activer votre scénario en haut à droite !