Importer des données externes dans Flexio – VIA EXCEL OFFICE 365

Cet exemple importe des données d’un classeur Excel dans une ressource Flexio.

Vous souhaitez importer vos données dans une ressource Flexio via un classeur / fichier Excel ?


Objectifs :

  • Synchroniser, uploader, centraliser des informations d’un autre système d’information dans une ressource Flexio
  • Partager des données / informations

La première étape est l’ouverture d’une connexion Excel Office 365


1. Préparer votre classeur Excel

Vous possédez un classeur Excel avec vos données.
Afin de pouvoir importer vos données dans une ressource Flexio via le connecteur Excel Office 365, il est nécessaire d’utiliser la fonctionnalité mettre sous forme de tableau.

Regardez cette vidéo https://support.microsoft.com/fr-fr/office/cr%C3%A9er-et-mettre-en-forme-des-tableaux-e81aa349-b006-4f8a-9806-5af9df0ac664
ou
Suivez les étapes ci-dessous :

Transfert de données excel Flexio étape 1
Fichier de base
Transfert de données excel Flexio étape 2
cliquer sur une cellule de vos données onglet « Insertion », fonctionnalité « Tableau »
Transfert de données excel Flexio étape 3
Vérifier la plage proposée
Cocher « mon tableau comporte des entêtes » si c’est le cas
Transfert de données excel Flexio étape 4
Vos données sont mises sous forme de tableau !

1. Préparer et créer la Ressource qui va « accueillir » les données

Avant de vous lancer dans la création de la Ressource qui accueillera vos données, il faut réfléchir aux différents champs dont vous aurez besoin.


Par exemple, je souhaite extraire les données de ce ficher Excel :

Je fais un parallèle entre les titres de colonnes de mon fichier et les champs de Ressources. Ce sera ensuite plus simple pour se repérer.

La Ressource est créée mais vide.

Besoin d’un rappel pour créer votre nouvelle ressource ?


2. Créer votre scénario d’import

Suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquer sur l’onglet SCENARIO
  2. Cliquez sur + Nouveau Scénario
  3. Remplissez les champs NOMSDescription et choisissez une couleur et une icône (cette étape sert à identifier votre scénario) puis enregistrez.

  1. Cliquez sur Sélectionner l’événement déclencheur
  2. Choisissez une connexion (étape 1) – Date et heure
  3. Choisissez l’événement déclencheur (étape 2) – Par exemple Tous les jours à une heure précise (il est également possible de paramétrer cet import en déclenchement manuel)
  4. Enregistrez 
  5. Ajoutez ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
  6. Choisissez une connexion (étape 1) – dans ce cas présent cliquez sur l’icône de votre connecteur Microsoft Office 365
connecteur office 365
connecteur office 365

7. Choisissez l’action (étape 2) – dans cet exemple « importer une feuille de calcul dans une ressource »

8. Paramétrez l’action d’import (étape 3) – Voir capture d’écran ci dessous
A) choisir le classeur et la feuille contenant le tableaux et donc les données à importer
B) réaliser une correspondance entre les champs de la ressource et les colonnes du tableau. Soit via son numéro de colonne ou soit via le nom de l’entête du tableau.
Enregistrez


3. Tester votre scénario d’import

Attention : par défaut les enregistrements existant dans la ressource seront remplacés par ceux contenu dans votre classeur !

Vous pouvez tout de suite faire un test en Cliquant sur « Déclencher maintenant » :


Les données du tableau ont bien été intégrées dans la ressource !