Vous souhaitez importer vos données dans une ressource Flexio via un classeur / fichier Excel ?
Cet exemple vous permettra d’importer des données d’un classeur Excel dans une ressource Flexio.
Objectifs :
- Synchroniser, uploader, centraliser des informations d’un autre système d’information dans une ressource Flexio
- Partager des données / informations
Les étapes à suivre seront les suivantes :
- Créer une Ressource pour importer les données à partir d’un fichier xlsx ou csv
- Avoir une Ressource « Cible » dans laquelle on souhaite retrouver les données importées
- Créer un Scénario qui mettra à jour automatiquement les enregistrements de la Ressource « Cible » et permettra de suivre l’avancement de l’import
1. Créer votre ressource « import de données via fichier .xlsx ou .csv»
Afin d’importer vos données dans une ressource Flexio via un fichier XLSX ou CSV, il est recommandé d’utiliser une ressource d’import afin d’y intégrer le fichier.
- Cliquer sur l’onglet Ressources
- Puis sur l’icône nouvelle ressource
- Notez le libellé, choisir une icône et une couleur pour identifier votre ressource puis enregistrez
Créer votre ressource d’import avec les champs suivants :
- Date et heure
- Résumé (champ multi-lignes)
- Fichier excel (champ fichier) pour y intégrer le fichier à importer
- La ressource cible (champ de type liste) correspond au type de données que vous souhaitez importer. Attribuer une clé avec la valeur associée (Ressource cible)
Exemple :
c – Client
p – Pièce
f – Fournisseurs
- Suivi d’import (champ état) pour suivre l’état de chargement du fichier
Exemple :
10 – A faire
20 – En cours
90 – Terminé
2. Créer votre ressource cible
La ressource cible est la ressource dans laquelle vous souhaitez importer les données/enregistrements. Elle correspond aux types de données que vous souhaitez importer. Il faut créer une ressource cible pour chaque type de données que vous souhaitez importer. Comme par exemple : Client, Pièce ou Fournisseur.
Lors de la création de votre ressource cible, il vous suffit de glisser les champs que vous souhaitez intégrer dans votre ressource en les faisant correspondre aux colonnes ou aux données séparées par un séparateur ( ; ) du fichier.
Ici, nous souhaitons importer nos informations client:
Important : il est fortement recommandé que la ressource cible comporte un champ correspondant aux identifiants personnalisés pour vos enregistrements.
Ces identifiants doivent être:
- Unique
- Stable dans le temps
- Sans espace
- Sans caractères spéciaux (tel que @*$)
Les identifiants personnalisés permettent de garder intact les liaisons même en cas de re-import de données (annule et remplace).
Afin de paramétrer un champ en identifiant personnalisé dans une ressource Flexio suivez la procédure suivante:
Dans la configuration de votre Ressource Cible : « Paramétrage de la ressource » (cliquer sur le titre de la ressource au niveau de la ressource) / Paramètres avancés /champ identifiant remplacer [l’identifiant automatique] par le champ qui comporte l’identifiant personnalisé (souvent code ou ID).
Dans notre exemple ci-dessous il correspond au champ « Identifiant client ».
Besoin d’un rappel pour créer votre nouvelle ressource ?
3. Créer votre scénario d’import
- Cliquer sur l’onglet SCENARIO
- Cliquez sur + Nouveau Scénario
- Remplissez les champs NOMS, Description et choisissez une couleur et une icône (cette étape sert à identifier votre scénario) puis enregistrez.
Sélectionnez l’évènement déclencheur :
- Cliquez sur Sélectionner l’événement déclencheur / connecteur Ressources
- Déclencheur : à la création nouvel enregistrement dans la ressource « Import des données via a un fichier excel »
Ajouter une condition de garde :
- Ajoutez une condition de garde afin de ne déclencher le scénario que lorsque le champ “Ressource cible” est égal à la clé associée. Ici la clée est : c pour la valeur “Client”
Modifier l’enregistrement pour suivre l’état d’import du fichier :
- Ajouter une action du connecteur “Ressource” / “Modifier un enregistrement”
- Condition de modification [Identifiant] est égal à « Identifiant de l’enregistrement” issue du déclencheur
- Sélectionner “Modifier le champ : Suivi import”
- Renseigner la clé : 20 pour voir l’état passé à “En cours”
Importer le fichier excel dans Flexio
- Ajouter une action du connecteur « Tableurs »/ “Import de fichier dans une ressource”
- Sélectionner l’ingrédient correspondant au fichier excel de votre “Déclencheur”
Laissez décocher « Ne pas attendre la fin de l’import avant d’exécuter les actions suivantes » cela permet de s’assurer que l’action suivante ne commencera qu’une fois l’import terminé.
Vous pouvez laisser cocher l’option “vider la ressource avant l’import” si vous souhaitez supprimer l’ensemble des enregistrements de la ressource puis ré-importer l’ensemble des enregistrements, un principe qu’on peut nommer : “annule et remplace”. Cela permet de charger l’ensemble des données à chaque import. Dans cette configuration, il est recommandé d’avoir paramétré la ressource avec des identifiants personnalisés ainsi les liaisons existantes qui pointent sur des enregistrements de cette ressource seront de nouveau fonctionnelles après l’import.
Ensuite, sélectionnez votre ressource cible et faite correspondre les champs de la ressource avec les numéros de colonnes de votre fichier. Puis cliquez sur « Enregistrer ».
Modifier l’enregistrement pour suivre l’état de l’import du fichier
- Ajouter une action du connecteur “Ressource” / “Modifier un enregistrement”
- Condition de modification [Identifiant] est égal à « Identifiant de l’enregistrement”
- Cocher la modification pour le champ suivi import et renseigner la clé de l’état « Terminé »- 90
Attention de définir le Time out pour l’import de fichier conséquent.
Le Time Out est une durée maximum pendant laquelle un scénario peut s’exécuter dans flexio. Il permet de limiter le temps d’exécution d’un scénario et d’éviter qu’il ne se déroule indéfiniment. Par defaut le time out est de 2min dans Flexio.
Dans le cas d’un import de fichier, s’il fait plus de 5000 lignes ou qu’il comporte beaucoup de données, il est recommandé de paramétrer le Time out à 15min.
Pour paramétrer le time out d’un scénario:
Dans Scénario/ sélectionner votre scénario/ éditer le scénario. Choisir le nouveau temps maximum d’exécution du scénario dans la liste déroulante puis enregistrer.
