Le pattern référentiel, c’est quoi ?
Vous trouverez ici une explication et un exemple simple de pattern référentiel pour un Audit de formateur.
Le pattern référentiel : Définition
En informatique un pattern est un arrangement caractéristique de modules, reconnu comme bonne pratique en réponse à un problème de conception d’un logiciel. En d’autres termes, c’est une méthode, un processus à appliquer pour résoudre des problèmes récurrents, du mêmes types (Audit 5S, audit de poste, tournée terrain, contrôle de qualité, checklist…).
Par exemple l’organisation d’un audit se fait avec les mêmes bases que ce soit pour un audit de formateur, un audit qualité ou un audit 5S. Vous adapterez seulement vos référentiels de questions, d’intervenants, d’audités, etc…
Avant de rentrer dans les détails…
Dans notre exemple nous allons créer les ressources et les scénarios nécessaires au bon fonctionnement d’un Audit.
En ayant du recul sur ce pattern référentiel, nous avons déjà pris en compte certains faits que l’on peut rencontrer en entreprise :
– Changement de personnel,
– Annulation / report de date d’un Audit,
– Souhait d’extraire certaines informations clés,
– Questions à ajuster en fonction des postes à Auditer…
Pour garder l’agilité nécessaire dans les entreprises, vous comprendrez que vous ne pouvez pas créer une seule ressource qui comprendrait l’ensemble des informations de bases
Oubliez ce type de formulaire à compléter :
Votre suivi d’audit ressemblera à ça :
(Date, personne audité, Auditeur…)
A partir de maintenant, il faudra suivre les étapes une par une
pour la réalisation de ce Pattern référentiel !
La mise en place du pattern référentiel va se faire en 2 étapes :
1. La création des ressources
2. La création des scénarios
1. Création des Ressources de bases
a. La ressource « Référentiel AUDIT formateurs – questions »
Cette ressource répertorie l’ensemble de toutes les questions utilisées lors des audits (Identifiant de la question, Question (libellé), Type de poste, Résultat Attendu, Ordre de la question).
- Identifiant de la question : Champ texte
Important : il est fortement recommandé que cette ressource comporte un champ correspondant aux identifiants personnalisés pour vos enregistrements.
Cet identifiant doit être : Unique, Stable dans le temps, Sans espace, Sans caractères spéciaux (tel que @*$).
Ces identifiants personnalisés permettent de garder intact les liaisons même en cas de réimport de données (annule et remplace).
- Question : Champ texte
- Résultats attendus : Liste
- Ordre de la question : Champ nombre
- (Type de poste : Liste liée à 1 ou plusieurs -> Ce champ est facultatif, il est utile si vous devez adapter des questions à un type de poste. Il ne figure pas dans notre exemple mais je vous explique dans le paragraphe b.).
Si vous souhaitez importer des données existantes dans un fichier .xls ou .csv :
Importer des données dans Flexio via un fichier .xls ou .csv
b. La ressource « TYPE D’AUDIT DE POSTE »
Cette ressource est optionnelle. Elle vous sera utile uniquement si vous avez des questions différentes en fonction des poste au sein de votre entreprise. Vous souhaitez par exemple ajouter des questions relatives au management pour un chef d’équipe alors que vous ne les aurez pas pour les techniciens.
- ID : Champ texte
- Nom du poste : Champ texte
c. La ressource « PERSONNEL »
Cette ressource contient la liste du personnel avec tous les éléments qui pourraient vous être utiles. Si vous travaillez en lien avec le service RH, il est judicieux de prévoir une ressource compatible avec le fichier fourni par les RH. Cela vous permettra d’importer un fichier à jour rapidement.
Rappel : Importer des données dans Flexio via un fichier .xls ou .csv
Pensez à tous les besoins possible :
- Matricule : Afin d’avoir un identifiant unique
- Mail : Si besoin de les prévenir par mail des audits à venir (Champ email)
- Poste : Dans le cas où vous souhaitez adapter les questions à un type de poste…
d. La ressource « AUDIT INTERNE FORMATEUR «
Cette ressource répertorie l’ensemble des Audits en cours, terminés, à faire..
La ressource contient :
- Date de l’audit : Champ date
- Personne auditée : Champ lié à la ressource « PERSONNEL » créée précédemment
- (Le type de poste si nécessaire) : champ lié à la ressource « TYPE D’AUDIT DE POSTE » créée précédemment
- Auditeur : Champ lié à la ressource « PERSONNEL » créée précédemment (ou une autre ressource si vous avez une ressource spécifique d’auditeurs)
- Etat : Champ état (très utile pour le suivi de l’audit)
Vous devez ensuite créer une relation avec la ressource « Audit formateur question » afin de voir apparaître un onglet supplémentaire des questions liées à cet audit.
e. La ressource « AUDIT formateurs – questions »
Attention, cette ressource va s’alimenter automatiquement après l’action d’un scénario : Il n’y aura aucun enregistrement à sa création.
Les enregistrements qui s’incrémenteront dans cette ressource proviennent de la ressource “Référentiel AUDIT formateurs – questions”.
L’ensemble des questions de l’ensemble des audits seront stockées dans cette ressource « AUDIT formateurs – questions ».
Cette ressource contient les champs :
- Date : Champ date
- Question : Champ texte une ligne
- Conforme à la question : Champ état (par ex : à contrôler, oui, non, NA)
- Un champ visible sur mobile qui permettra de gérer les enregistrements sur le mobile
Cette ressource peut contenir des groupes conditionnels suivant les résultats attendus du référentiel.
- Description si non conforme : Champ texte multi lignes
Cette ressource contient un Groupe technique qui aura
- Lié à un audit : Champ lié à la ressource « AUDIT INTERNE FORMATEUR » parent qui permettra de faire le lien entre la ressource parent (AUDIT INTERNE FORMATEUR) et l’enfant (AUDIT formateurs – questions).
- Ordre : Champ nombre
- Lié à la question du référentiel : Champ lié à la ressource « Référentiel AUDIT formateurs – questions » (qui permettra de faire des statistiques plus facilement plus tard)
2. Création des Scénarios
a. Le scénario qui va peupler la ressource cible « Référentiel AUDIT formateurs – questions »
La ressource cible est la ressource dans laquelle vous souhaitez importer les données/enregistrements. Elle correspond aux types de données que vous souhaitez importer. Il faut créer une ressource cible pour chaque type de données que vous souhaitez importer.
Lors de la création de votre ressource cible, il vous suffit de glisser les champs que vous souhaitez intégrer dans votre ressource en les faisant correspondre aux colonnes ou aux données séparées par un séparateur ( ; ) du fichier.
Voici la procédure complète pour Importer des données dans Flexio via un fichier .xls ou .csv
b. Le scénario de création des questions de l’audit
Il faut créer un scénario qui : « A la création d’un audit de poste, sélectionne les questions pour le type d’audit choisi et recopie les questions dans audit de poste questions, les questions seront donc associées à l’audit de poste qui vient d’être créé ».
1) Les 4 actions du scénario
2) Action 1 – détails – Lire le référentiel de questions
Cette action va lire les enregistrements de la ressource « Référentiel AUDIT formateurs – questions » et créer une collection de questions.
3) Action 2 – détails – Lire le référentiel de questions
Cette action va lire les enregistrements de la collection créée lors de l’action 1, un par un.
4) Action 3 – détails – Création des nouveaux enregistrements dans la ressource cible
Cette action va créer des nouveaux enregistrements avec les données lues précédemment dans la ressource « Audit formateurs – Questions ».
Il faut :
- Définir la ressource cible (là où vont être enregistré les nouveaux enregistrements) : Audit formateur – Questions
- Faire correspondre les champs « questions » du référentiel (créé dans l’action 2) au champ « questions » de la ressource cible. L’action recopie les questions du référentiel dans cette Ressource.
- (Groupe technique) Identifier les questions d’un Audit défini. « Lié à un Audit » : sélectionner l’identifiant de l’ « Audit interne – formateur ». C’est cette action qui lie les différents questions à un unique Audit.
- (Groupe technique) Faire correspondre les champs « ordre de la question » du référentiel au champ « ordre » de la ressource Cible. L’action recopie l’ordre du référentiel dans cette ressource et vous assure que les questions ne soient pas dans un ordre aléatoire.
- (Groupe technique) Faire correspondre les champs « identifiant de la question » du référentiel au champ « Lié à la question du référentiel » de la ressource Cible.
Pour info : Le « 10 » que vous voyez dans les champs « conforme à la question » et « à afficher sur l’application mobile » est l’état défini par défaut dans nos ressources de base.
5) Action 4 – détails – Création des nouveaux enregistrements dans la ressource cible
Cette action va lire l’ensemble des questions de votre collection de questions créée dans l’Action 2.
c. Le scénario de suppression d’audit
Il n’est pas rare que les Audits change de date ou soient supprimés en attendant d’être reprogrammés. Donc nous créons un scénario qui supprimera toutes les questions associées à un Audit en même temps que la suppression d’un enregistrement dans la ressource « AUDIT INTERNE FORMATEUR« .
À la suppression d’un(e) « AUDIT INTERNE FORMATEUR » -> Supprimer les enregistrements associés dans « AUDIT formateurs – questions »
Voici le schéma générique de ce pattern référentiel
