Importer des données externes dans Flexio

(avec identifiant personnalisé pour pouvoir mettre à jour les enregistrements sans casser les liaisons)

Vous souhaitez importer vos propres données dans Flexio ?


Objectifs :

  • Remonter, centraliser des informations existantes dans Flexio
  • Partager les informations et y accéder plus facilement

La première étape est l’ouverture d’une connexion expliquée dans l’article précédent.


1. Préparer et créer la Ressource qui va « accueillir » les données

Avant de vous lancer dans la création de la Ressource qui accueillera vos données, il faut réfléchir aux différents champs dont vous aurez besoin.

Par exemple, je souhaite extraire les données de l’un de mes tableurs :

Je fais un parallèle entre les titres de colonnes de mon fichier et les champs de Ressources. Ce sera ensuite plus simple pour se repérer.

Il est préférable que le champ identifiant soit de type « texte » :

Car une donnée « 001 » (en format « texte ») n’est pas même chose que « 1 » (en format « nombre »), surtout si l’identifiant est, ou pourra, être scanné / flashé via code-barre.
(pour rappel : https://help.flexio.fr/intermediaire/permettre-un-scan-code-barre/ ).

Dans les paramètres avancés de la Ressource, pensez à définir un « Champ Identifiant« . Le but à cela est de rendre unique chaque ligne d’enregistrement de votre tableur de base.
Le fait de paramétrer un identifiant unique va :
1) Vous assurer de toujours avoir un parallèle entre Flexio et votre système d’information utilisé,
2) Vous permettre de retrouver cet enregistrement via un scan code-barre ou QR-code.

Dans cet exemple, nous avons défini le « Code article » comme « Champ Identifiant ».
La Ressource est créée mais vide.

Besoin d’un rappel pour créer votre nouvelle ressource ?


2. Créer votre scénario d’import

Suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquer sur l’onglet SCENARIO
  2. Cliquez sur + Nouveau Scénario
  3. Remplissez les champs NOMSDescription et choisissez une couleur et une icône (cette étape sert à identifier votre scénario) puis enregistrez.

  1. Cliquez sur Sélectionner l’événement déclencheur
  2. Choisissez une connexion (étape 1) – Date et heure
  3. Choisissez l’événement déclencheur (étape 2) – Par exemple Tous les jours à une heure précise (A l’utilisation, nous avons constaté que les clients préfèrent déclencher ces imports manuellement)
  4. Enregistrez 
  5. Ajoutez ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
  6. Choisissez une connexion (étape 1) – dans ce cas présent cliquez sur l’icône de votre connecteur
  7. Choisissez l’action (étape 2) – dans cet exemple « intègre les données d’un tableur »
  8. Paramétrez l’action (étape 3) – Voir capture d’écran ci dessous
    Enregistrez
Etape 2

Etape 3 – Établissez une correspondance entre les champs du tableau et votre Ressource

3. Tester votre scénario d’import

Vous pouvez tout de suite faire un test en Cliquant sur « Déclencher maintenant » :


Votre ressource s’est bien complétée !