Vous souhaitez automatiser une action avec une condition ?
ex : Automatiser l’envoi d’un mail lorsqu’un signalement spécifié « URGENT » est enregistré.
Objectifs :
- Simplifier la collecte d’information sur le terrain
- Alerter en temps réel pour traitement rapide de l’urgence
Dans cet exemple, nous allons créer un formulaire numérique pour enregistrer des signalements.
Nous allons ensuite automatiser l’envoi d’un mail lorsqu’un signalement spécifié « URGENT » sera enregistré.
1. JE COMPOSE
1.1. Je crée mon premier formulaire numérique
Suivez les étapes suivantes :
- Identifiez-vous sur votre compte utilisateur
- Cliquez sur l’onglet Ressources
- Puis sur l’icône nouvelle ressource
- Notez le libellé, choisir une icône et une couleur pour identifier votre ressource puis enregistrez
- Il vous suffit ensuite de glisser les éléments que vous souhaitez intégrer dans votre ressources / formulaire et de les modifier si besoin.
- Veillez à y intégrer l’élément « case à cocher »
Visionner le tutoriel pour créer un formulaire numérique
1.2. Je crée une alerte mail automatique à une condition
Suivez les étapes suivantes :
- Cliquer sur l’onglet SCENARIO
- Cliquez sur + Nouveau Scénario
- Remplissez les champs NOMS, Description et choisissez une couleur et une icône (cette étape sert à identifier votre scénario) puis enregistrez.
- Cliquez sur Sélectionner l’événement déclencheur
- Choisissez une connexion (étape 1) – Ressource
- Choisissez l’événement déclencheur (étape 2) – Par exemple lors de la création ou la modification d’un enregistrement puis sélectionnez votre ressources dans le menu déroulant.
- Enregistrez
- Ajoutez ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
- Choisissez une connexion (étape 1) – dans ce cas présent nous enregistrons la première condition, à savoir : est ce que la case urgent est cochée ? C’est donc une condition
- Choisissez l’action (étape 2) – les conditions répondant à oui/non ou vrai/faux s’appellent un Booléen
- Paramétrez l’action (étape 3) – Voir capture d’écran ci dessous
- Enregistrez
- Ajoutez ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
- Choisissez une connexion (étape 1) – dans ce cas présent nous enregistrons la seconde action, à savoir : si la case « urgent » est cochée, alors nous voulons un mail d’alerte automatique. Email
- Choisissez l’action (étape 2) Envoi d’un email
- Complétez les champs du mail type que vous souhaitez envoyer –
Voir capture d’écran ci dessous
Besoin d’un rappel ?
– Comment enregistrer mes données dans un formulaire– Vérifier vos automatisations
Pour plus d’exemples :