Créer un formulaire et un scénario avec une condition

Vous souhaitez automatiser une action avec une condition ?
ex : Automatiser l’envoi d’un mail lorsqu’un signalement spécifié « URGENT » est enregistré.


Objectifs :

  • Simplifier la collecte d’information sur le terrain
  • Alerter en temps réel pour traitement rapide de l’urgence

Dans cet exemple, nous allons créer un formulaire numérique pour enregistrer des signalements.
Nous allons ensuite automatiser l’envoi d’un mail lorsqu’un signalement spécifié « URGENT » sera enregistré.

1. JE COMPOSE

1.1. Je crée mon premier formulaire numérique

Suivez les étapes suivantes :

  1. Identifiez-vous à l’adresse : https://free.flexio.io 
  2. Cliquez sur l’onglet Ressources
  3. Puis sur l’icône nouvelle ressource
  4. Notez le libellé, choisir une icône et une couleur pour identifier votre ressource puis enregistrez
  5. Il vous suffit ensuite de glisser les éléments que vous souhaitez intégrer dans votre ressources / formulaire et de les modifier si besoin.
  6. Veillez à y intégrer l’élément « case à cocher »

Visionner le tutoriel pour créer un formulaire numérique 

1.2. Je crée une alerte mail automatique à une condition

Suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquer sur l’onglet SCENARIO
  2. Cliquez sur + Nouveau Scénario
  3. Remplissez les champs NOMSDescription et choisissez une couleur et une icône (cette étape sert à identifier votre scénario) puis enregistrez.
  4. Cliquez sur Sélectionner l’événement déclencheur
  5. Choisissez une connexion (étape 1) – Ressource
  6. Choisissez l’événement déclencheur (étape 2) – Par exemple lors de la création ou la modification d’un enregistrement puis sélectionnez votre ressources dans le menu déroulant.
  7. Enregistrez 
  8. Ajoutez ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
  9. Choisissez une connexion (étape 1)dans ce cas présent nous enregistrons la première condition, à savoir : est ce que la case urgent est cochée ? C’est donc une condition
  10. Choisissez l’action (étape 2) les conditions répondant à oui/non ou vrai/faux s’appellent un Booléen
  11. Paramétrez l’action (étape 3) – Voir capture d’écran ci dessous
  12. Enregistrez
  13. Ajoutez ensuite une action en cliquant sur le « + ajouter une action »
  14. Choisissez une connexion (étape 1) – dans ce cas présent nous enregistrons la seconde action, à savoir : si la case « urgent » est cochée, alors nous voulons un mail d’alerte automatique. Email
  15. Choisissez l’action (étape 2) Envoi d’un email
  16. Complétez les champs du mail type que vous souhaitez envoyer – 
    Voir capture d’écran ci dessous

étape 11 ci-dessus

étape 16 – Champs paramétré pour un mail automatique + rendu dans la boîte de réception

Besoin d’un rappel ?
– Comment enregistrer mes données dans un formulaire

– Vérifier vos automatisations

Pour plus d’exemples :

Retrouvez nos cas d’usage sur notre site.